Huishoudelijk reglement

De organisatie is ingericht volgens het Sociocratisch Kringorganisatie Model. Dit model werkt met vier basisregels:

1. Besluiten worden genomen volgens het consentbeginsel;
2. De organisatie is opgebouwd uit kringen;
3. Kringen zijn met elkaar verbonden via een dubbele koppeling;
4. Personen worden gekozen voor taken en functies na open overleg en volgens het consentbeginsel.

1. Consentbeginsel
   Het consentbeginsel is de manier waarop de kring besluiten neemt. Een besluit wordt genomen als geen van de kringleden een zwaarwegend en onderbouwd bezwaar heeft.
2. Kring
   Een kring is een zelfstandige groep personen met een gemeenschappelijk doel, die samen beleid bepalen volgens het Sociocratisch Kringorganisatie Model. Elke kring:
   1. ontwikkelt de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor haar taak;
   2. houdt haar informatie toegankelijk voor iedereen;
   3. is voortdurend in ontwikkeling;
   4. beheert haar eigen geheugen- en documentatiesysteem.
3. Kringwerkwijzer
   De kringwerkwijzer bevat regels die de kring zelf opstelt voor haar eigen werkzaamheden. Deze regels mogen niet in strijd zijn met dit huishoudelijk reglement en moeten passen binnen de doelstelling en kaders die de Besluitvormende Kring heeft vastgesteld.
4. Kringbesluitronde
   Besluiten worden genomen in drie rondes:
   1. Ronde 1 — Beeldvorming: Iedereen stelt vragen en verzamelt informatie. Nog geen meningen of standpunten — alleen begrip opbouwen.
   2. Ronde 2 — Oordeelsvorming: Iedereen deelt zijn of haar reactie op het voorstel. Nog geen besluit — alleen het uitwisselen van overwegingen.
   3. Ronde 3 — Besluitvorming: Het consentbeginsel wordt toegepast. Heeft iemand een zwaarwegend bezwaar? Dan wordt het voorstel aangepast. Heeft niemand een bezwaar? Dan is er consent — het besluit is genomen.
5. Kringbesluitenboek
   In het kringbesluitenboek worden alle besluiten van de kring vastgelegd, gedeeld en gecommuniceerd. Het is het standaardsysteem voor alle documenten van de kring, zodat informatie altijd beschikbaar en toegankelijk is.
6. Deelnemers
   De coöperatie kent de volgende groepen deelnemers:
   1. Leden (één lid per huishouden): de hoofdbewoner van een huishouden, met stemrecht;
   2. Lokale ondernemers: een vertegenwoordiger van een bij de KvK ingeschreven ondernemer, zoals bedoeld in artikel 5 lid 2 van de statuten;
   3. Gemeente Nieuwegein: een vertegenwoordiger van de gemeente;
   4. Ondersteuners: personen of partijen die het project financieel of op een andere manier willen ondersteunen. Zij hebben informatierecht, maar geen inspraak- of stemrecht.

1. Kringstructuur
   De sociocratische organisatie kent de volgende kringen:
   1. Besluitvormende Kring (ledenraad);
   2. Bestuurskring (bestuur);
   3. Functionele kring(en);
   4. Hulpkring(en).
2. Zelfstandig beslissen
   Kringen kunnen zelfstandig besluiten nemen binnen de grenzen die de naast hogere kring heeft vastgesteld. Deelnemers aan een kring kunnen zelfstandig beslissen binnen de grenzen die hun eigen kring bepaalt.
3. De Besluitvormende Kring
   De Besluitvormende Kring:
   1. bestaat uit ten minste twee vertegenwoordigers van de verschillende functionele kringen waarmee leden zijn aangesloten bij de coöperatie;
   2. bepaalt en bewaakt het beleid van de organisatie om de statutaire doelstelling te realiseren;
   3. kan een deel van de beleidsbepalende bevoegdheid delegeren aan de functionele kringen;
   4. belast haar leden met taken ter uitvoering van het eigen beleid;
   5. beslist over het opzetten, splitsen, samenvoegen of opheffen van functionele kringen. Bij een opheffingsbesluit heeft de betrokken kring geen stemrecht.
4. Commissie
   De Besluitvormende Kring mag een commissie instellen om de besluitvorming voor te bereiden.
5. De Bestuurskring
   De Bestuurskring:
   1. bestaat uit minimaal twee door de Besluitvormende Kring benoemde leden of rechtspersonen in de functies van voorzitter, secretaris en penningmeester;
   2. richt zich bij de uitoefening van haar taken op het belang van de coöperatie;
   3. voert het beleid uit binnen de grenzen die de Besluitvormende Kring heeft vastgesteld.
6. Functionele kringen
   Functionele kringen:
   1. voeren het beleid uit binnen de grenzen die de Besluitvormende Kring heeft vastgesteld;
   2. belasten hun leden met taken ter uitvoering van het eigen beleid.
7. Hulpkringen
   Elke functionele kring kan een hulpkring opzetten voor de ontwikkeling van beleid. Een hulpkring kan bestaan uit leden van die kring, leden van andere kringen of personen van buiten de organisatie.

1. Arbitragecommissie
   De arbitragecommissie bestaat uit drie leden:
   1. één lid aangewezen door de persoon die beroep instelt;
   2. één lid aangewezen door de persoon of kring tegen wie het beroep is gericht;
   3. één lid aangewezen door het Sociocratisch Centrum in Rotterdam, of — als dat niet mogelijk is — door een vergelijkbare instelling die de eerste twee leden samen aanwijzen.
      
      Komen de leden er onderling niet uit over de aanwijzing van het derde lid, dan wijst de bevoegde rechter dit lid aan op verzoek van één van de betrokken partijen.

De commissie oordeelt uitsluitend over de naleving van de sociocratische regels en doet een bindende uitspraak.

1. Vergaderfrequentie
   Elke kring vergadert regelmatig, in een frequentie die de kring zelf bepaalt.
2. Gespreksleider en notulist
   De kring kiest uit haar eigen midden een gespreksleider en een notulist.
3. Bijeenroepen
   De secretaris van de kring roept vergaderingen bijeen en stuurt de agenda met toelichting tijdig toe.
4. Vervroegd bijeenroepen
   Als één of meer kringleden vinden dat een vergadering eerder moet plaatsvinden, is de secretaris verplicht dit te regelen. Handelt de secretaris niet binnen een redelijke termijn, dan mag het betreffende lid de vergadering zelf bijeenroepen.
5. Besluitenlijst
   Besluiten worden vastgelegd in een besluitenlijst. Deze lijst wordt gestuurd aan de eigen kringleden én aan de hogere en lagere kringen waarmee de kring is verbonden.
6. Toegankelijkheid van informatie
   Voor goede besluitvorming moet alle relevante informatie vrij beschikbaar zijn voor betrokkenen. Dit betekent niet dat alle informatie automatisch wordt toegestuurd, maar wel dat het verkrijgen ervan geen onredelijke inspanning mag kosten.
7. Voltalligheid niet vereist
   De vergadering hoeft niet voltallig te zijn om besluiten te nemen. Het uitgangspunt is echter dat het consent van alle kringleden vereist is voordat een besluit wordt uitgevoerd. De kring bepaalt zelf hoe het consent van afwezigen wordt verkregen, met inachtneming van artikel 4.2.4 van de statuten.
8. Besluitvorming buiten vergadering
   Kringen kunnen ook buiten vergadering besluiten nemen, mits alle kringleden aantoonbaar zijn gekend en niemand bezwaar maakt tegen deze wijze van besluitvorming.

1. Een kring vergadert regelmatig in een door de kring te bepalen frequentie.
2. De kringen kiezen uit hun midden een gespreksleider en een notulist.
3. Kringvergaderingen worden bijeengeroepen door de secretaris van de kring, onder tijdige toezending van de agenda met toelichting.
4. Indien één of meer van de leden van de kring van mening is, dat een kringvergadering (vervroegd) moet worden bijeengeroepen, dan is de secretaris daartoe verplicht. Het vragende lid kan de vergadering zelf bijeenroepen als de secretaris niet binnen een redelijke termijn handelt.
5. De tijdens een kringvergadering genomen besluiten zullen worden vastgelegd in een besluitenlijst. De besluitenlijst van een kring zal zowel aan de eigen kringleden als aan de aan deze kring gekoppelde hogere en lagere kringen van de kringorganisatie worden gestuurd.
6. Voor een zo goed mogelijke besluitvorming moet alle aanwezige informatie vrij toegankelijk en beschikbaar zijn voor betrokkenen. Dit betekent niet dat alle informatie wordt toegezonden doch dat er geen onredelijke inspanning nodig is om de informatie te vergaren.
7. Voor het nemen van besluiten hoeft de vergadering niet voltallig te zijn. Het principe is echter dat het consent van alle leden is vereist voordat een besluit kan worden uitgevoerd. De kring bepaalt zelf beleid over hoe consent van afwezigen wordt verkregen. Een en ander met inachtneming van art. 4.2.4 van de statuten.
8. Het veranderen of ongedaan maken van een (gedelegeerd) besluit kan indien daarover in de betrokken kringvergadering consent bestaan.
9. De kringen kunnen ook buiten vergadering besluiten nemen mits alle kringleden in het te nemen besluit (aantoonbaar) gekend zijn en geen hunner zijn consent onthoudt tegen deze wijze van besluitvorming.

1. Lidmaatschapsbijdrage
   De Besluitvormende Kring stelt de lidmaatschapsbijdrage jaarlijks vast. De bijdrage bedraagt € 12,00 per jaar en is voor het eerst verschuldigd vanaf 1 januari 2027. De bijdrage wordt aan het einde van januari geïnd via automatische incasso.
2. Opzeggen
   Het lidmaatschap kan worden opgezegd door vóór 1 november van het lopende jaar een e-mail te sturen naar bestuurskring@warmvreeswijk.nl.

1. Geldigheid
   Het Huishoudelijk Reglement is alleen van toepassing als dit in de statuten van de coöperatie is vastgelegd.
2. Onvoorziene gevallen
   In alle gevallen waarin de statuten of de wet niet voorzien, beslist de Besluitvormende Kring.